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东莞市瑞盛自控技术有限公司 学习记录2022-11-08

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东莞市瑞盛自控技术有限公司

学习记录

提纲编号(2019)00010号

 

时间:2019年2月16日(星期五) 17:40-19:00

地点:公司茶室

议题:怎样发邮件

主持:李总

参会人员:袁总、李总、谭总、刘工、李柏艳、张飞龙、何燕斌、冯辉、杨乐芳、李钰坤、陈芬.小谢

记录:李总

 

邮件,是一个非常重要的沟通工具。

在职场,邮件甚至比见面,比开会,还要重要。

今天,我们继续请刘润老师代班。请他给我们讲一讲:如何发一封得体的邮件。你有没有收到过这样的电子邮件?发件人叫还好只是近黄昏,邮件的标题是:你好!你觉得,这一定是漏网的垃圾邮件,但还是打开看了一眼,发现居然是供应商的方案和报价。你找了半天,没有方案,也没有报价啊?回信问。他说:啊!忘了添加附件了。我再发一遍。

你会怎么看待这位供应商?如果是我,能不合作,就不要合作了。太不靠谱。

概念:邮件礼仪

作为管理者,我建议你做一个测试。找到5名与客户打交道最多的员工,然后随机抽取每位员工10封来往的邮件,看一下标题,问候,分段,用词,署名,字体,颜色。估计你会一身冷汗,我们就是这么一步一步把客户逼走的!

1999年,我以工程师的身份加入了微软。当时,微软雇佣了十几位语言专家,校对每一封邮件。他们非常吹毛求疵,邮件的标题怎么起,怎么问候,第一句怎么开始,什么时候用阿拉伯数字1,2,3,什么时候用单词onetwothree,如何署名,单词和语法不但不能有错误,更要信达雅。被语言专家折磨足够时间,最终毕业的工程师,才能直接给客户发邮件。

有一次,我问语言专家团队负责人Michelle,有必要这么严格吗?她说,你想象一下,有很多人,这辈子你都不会当面见到,你给他印象的唯一方式,就是邮件。

她的这句话对我醍醐灌顶。我想这就是中国人常说的见字如面吧。在互联网时代:见邮件如面。

运用:如何写一封好的邮件

那么,一封好的邮件,到底应该长什么样呢?我们与人见面的基本礼仪,不是貌美如花,而是干干净净。一封好的邮件也一样。简洁、干净,是基础。然后才是你的风格。怎么做?

第一,正式的显示名和总结性的标题。邮件接收者首先看到的是两样东西:你的显示名,和邮件标题。

所以,邮件礼仪的第一步就是用真名。比如刘润,或者润米咨询-刘润。个性化、诗意化,尤其是二次元的名字,比如还好只是近黄昏一只特立独行的猪可以用在你的QQ签名上,不要用在商务邮件里。

然后是标题。用不到20个字,总结这封邮件的核心内容。你好来自xx公司报价,都不是一个好标题。请审阅:X公司关于Y项目的方案和报价,才是一个好标题。

第二,简单大方的格式一封好的邮件,一定是简单大方的。格式要让位于内容。尽量少用不同的颜色、大小、字体、排版,更不要用背景图、甚至背景音乐。

真正高手的邮件,所有的字都是一个颜色,一样大小,一种字体,并只用三种方式来排版:分段、缩进,和加粗。

分段负责阅读逻辑,缩进负责层次关系,加粗负责突出重点。所有复杂花哨的排版,基本都可以用这三个方式实现。

第三,逻辑清晰的正文。外国人喜欢称呼对方“Dear Tom”,你可以说尊敬的张总;外国人喜欢用“I hope this email finds you well”开场,你可以说见信好

问候之后,邮件正文一定要分段,每段只讲一件事情。

邮件的标题,是全文概括,每段的首句,是整段概括。用小段,不要用大段;用短句,不要用长句;用简单的词,不要用复杂的词;能用100个字讲清楚的事,不用101个字。

结尾的部分,总结邮件内容,强调需要他跟进的事情:恳请您拨冗回复修改意见,非常感激。然后,祝:商祺;亲密一些的祝:春安;再亲密一些的祝:家人都好。署名:刘润,润米咨询

第四,良好的回信习惯。收到邮件尽快回复,代表你的能力、效率、对他的重视程度。回信的专业方式,代表你的职业化程度。比如,善用抄送、密送;回复、全部回复这些功能。

起草邮件,要决定抄送哪些人。一个不多,一个不少,是功力。回复邮件呢?添加、删除、移动抄送者,更是功力。

默认,你应该全部回复,而不是仅仅回复发件人本人,因为他抄送这些人,就是希望他们持续关注你们的对话。

如果你觉得没必要这么多人关注,可以把一些人从抄送,移到密送,然后在正文中注明为了不打扰大家,我把谁谁谁移到了密送。这样,他们知道自己从下一封信开始,就会离开讨论。

如果邮件来来回回,甚至讨论的主题都发生变动,可以修改主题,或者重起一封新邮件,而不是文不对题的盖楼。

然后,按下发送键之前,再次检查标题、称呼、错别字、有没有忘了附件。

小结:认识邮件礼仪

你和很多人这辈子可能只会通过邮件沟通,见字如面。你不一定要打扮得花枝招展,但必须要把自己收拾得干干净净。怎么做?第一,起正式的显示名,和总结性的标题;第二,用简单大方的格式;第三,写逻辑清晰的正文;第四,养成良好的回信习惯。

课后思考

挑几封你写给客户、合作伙伴的邮件。你的邮件,代表你的职业化形象吗?是邋邋遢遢,干干净净,还是花枝招展?你有什么好的写邮件心得,可以与大家分享吗?来和我一起过过招吧。

        

瑞盛分板机 杨乐芳

2019-2-19

PCBA分板工艺解决供应商


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东莞市瑞盛自控技术有限公司 学习记录

2022-11-08

东莞市瑞盛自控技术有限公司

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提纲编号(2019)00010号

 

时间:2019年2月16日(星期五) 17:40-19:00

地点:公司茶室

议题:怎样发邮件

主持:李总

参会人员:袁总、李总、谭总、刘工、李柏艳、张飞龙、何燕斌、冯辉、杨乐芳、李钰坤、陈芬.小谢

记录:李总

 

邮件,是一个非常重要的沟通工具。

在职场,邮件甚至比见面,比开会,还要重要。

今天,我们继续请刘润老师代班。请他给我们讲一讲:如何发一封得体的邮件。你有没有收到过这样的电子邮件?发件人叫还好只是近黄昏,邮件的标题是:你好!你觉得,这一定是漏网的垃圾邮件,但还是打开看了一眼,发现居然是供应商的方案和报价。你找了半天,没有方案,也没有报价啊?回信问。他说:啊!忘了添加附件了。我再发一遍。

你会怎么看待这位供应商?如果是我,能不合作,就不要合作了。太不靠谱。

概念:邮件礼仪

作为管理者,我建议你做一个测试。找到5名与客户打交道最多的员工,然后随机抽取每位员工10封来往的邮件,看一下标题,问候,分段,用词,署名,字体,颜色。估计你会一身冷汗,我们就是这么一步一步把客户逼走的!

1999年,我以工程师的身份加入了微软。当时,微软雇佣了十几位语言专家,校对每一封邮件。他们非常吹毛求疵,邮件的标题怎么起,怎么问候,第一句怎么开始,什么时候用阿拉伯数字1,2,3,什么时候用单词onetwothree,如何署名,单词和语法不但不能有错误,更要信达雅。被语言专家折磨足够时间,最终毕业的工程师,才能直接给客户发邮件。

有一次,我问语言专家团队负责人Michelle,有必要这么严格吗?她说,你想象一下,有很多人,这辈子你都不会当面见到,你给他印象的唯一方式,就是邮件。

她的这句话对我醍醐灌顶。我想这就是中国人常说的见字如面吧。在互联网时代:见邮件如面。

运用:如何写一封好的邮件

那么,一封好的邮件,到底应该长什么样呢?我们与人见面的基本礼仪,不是貌美如花,而是干干净净。一封好的邮件也一样。简洁、干净,是基础。然后才是你的风格。怎么做?

第一,正式的显示名和总结性的标题。邮件接收者首先看到的是两样东西:你的显示名,和邮件标题。

所以,邮件礼仪的第一步就是用真名。比如刘润,或者润米咨询-刘润。个性化、诗意化,尤其是二次元的名字,比如还好只是近黄昏一只特立独行的猪可以用在你的QQ签名上,不要用在商务邮件里。

然后是标题。用不到20个字,总结这封邮件的核心内容。你好来自xx公司报价,都不是一个好标题。请审阅:X公司关于Y项目的方案和报价,才是一个好标题。

第二,简单大方的格式一封好的邮件,一定是简单大方的。格式要让位于内容。尽量少用不同的颜色、大小、字体、排版,更不要用背景图、甚至背景音乐。

真正高手的邮件,所有的字都是一个颜色,一样大小,一种字体,并只用三种方式来排版:分段、缩进,和加粗。

分段负责阅读逻辑,缩进负责层次关系,加粗负责突出重点。所有复杂花哨的排版,基本都可以用这三个方式实现。

第三,逻辑清晰的正文。外国人喜欢称呼对方“Dear Tom”,你可以说尊敬的张总;外国人喜欢用“I hope this email finds you well”开场,你可以说见信好

问候之后,邮件正文一定要分段,每段只讲一件事情。

邮件的标题,是全文概括,每段的首句,是整段概括。用小段,不要用大段;用短句,不要用长句;用简单的词,不要用复杂的词;能用100个字讲清楚的事,不用101个字。

结尾的部分,总结邮件内容,强调需要他跟进的事情:恳请您拨冗回复修改意见,非常感激。然后,祝:商祺;亲密一些的祝:春安;再亲密一些的祝:家人都好。署名:刘润,润米咨询

第四,良好的回信习惯。收到邮件尽快回复,代表你的能力、效率、对他的重视程度。回信的专业方式,代表你的职业化程度。比如,善用抄送、密送;回复、全部回复这些功能。

起草邮件,要决定抄送哪些人。一个不多,一个不少,是功力。回复邮件呢?添加、删除、移动抄送者,更是功力。

默认,你应该全部回复,而不是仅仅回复发件人本人,因为他抄送这些人,就是希望他们持续关注你们的对话。

如果你觉得没必要这么多人关注,可以把一些人从抄送,移到密送,然后在正文中注明为了不打扰大家,我把谁谁谁移到了密送。这样,他们知道自己从下一封信开始,就会离开讨论。

如果邮件来来回回,甚至讨论的主题都发生变动,可以修改主题,或者重起一封新邮件,而不是文不对题的盖楼。

然后,按下发送键之前,再次检查标题、称呼、错别字、有没有忘了附件。

小结:认识邮件礼仪

你和很多人这辈子可能只会通过邮件沟通,见字如面。你不一定要打扮得花枝招展,但必须要把自己收拾得干干净净。怎么做?第一,起正式的显示名,和总结性的标题;第二,用简单大方的格式;第三,写逻辑清晰的正文;第四,养成良好的回信习惯。

课后思考

挑几封你写给客户、合作伙伴的邮件。你的邮件,代表你的职业化形象吗?是邋邋遢遢,干干净净,还是花枝招展?你有什么好的写邮件心得,可以与大家分享吗?来和我一起过过招吧。

        

瑞盛分板机 杨乐芳

2019-2-19

PCBA分板工艺解决供应商


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